今後を見据えて体制を強化中のバックオフィス

変化の激しい時代に会社を成長させるためには、メンバーが力を最大限に発揮できるよう、働きやすい職場環境を整備することが重要です。

アイディア株式会社のバックオフィスを支える総務チームでは、現在女性2名が活躍中。今回は、アイディアの働きやすさへの取り組みや、メンバー同士のコミュニケーションを活性化させるための施策を、総務チームに聞きました。

■プロフィール
総務チームリーダー：伊藤 久乃（写真左）
2021年7月入社。社内のバックオフィス業務全般を幅広く担当。

総務：星野 結（写真右）
2023年1月入社。総務業務の補佐を担当。

はじめに、伊藤さんと星野さんの経歴と現在の仕事内容を教えてください

伊藤：前職では少しだけバックオフィス業務に携わっていましたが、本格的にバックオフィス業務に挑戦したのはアイディアが初めてです。
2021年7月にアイディアへ入社し、人事・総務・経理といったバックオフィス業務全般に携わっています。

もともとアイディアの総務は、私一人体制でした。しかし、今後のメンバーの増員を見据えてバックオフィスを強化しようと、チームとして動き始めたところです。

現在は総務チームのリーダーとして、業務の仕組みづくりや後輩の育成も担っています。

星野：私はバックオフィスの仕事は初挑戦です。アイディアには、派遣社員期間を経て2023年1月に入社しました。

現在は伊藤さんの総務業務の補佐として、社内の環境整備や来客対応が主な業務です。メンバーが自分の業務に専念できる快適な社内環境を目指して、日々業務に取り組んでいます。

メンバーへの心配りは「お客様を大切にすること」にも繋がる

お二人が仕事をする上で大切にされていることを教えてください

伊藤：会社のバックオフィス全般を担う中で、メンバーが何か困った時に気兼ねなく声をかけてもらえる存在であることです。

例えば、普段はリモートワークを利用しているメンバーが出社した際や、新しく入社したメンバーが孤独感を感じないよう、まず私たちから積極的にコミュニケーションをとることが大切だと考えています。

それによって、私たちバックオフィスメンバーにちょっとしたことを聞きやすくなるだけでなく、あまり話す機会のないメンバー同士を繋ぐ役割を担えるというメリットもあるんです。

リモートワークのメンバーがたまに会社に来たときに「出社もいいものだな」と新鮮な気持ちで仕事をしてもらえたら嬉しいですね。

星野：メンバーとはフランクに話せる間柄ではありますが、メンバーもお客様と同様に丁寧な対応を心がけています。

入社当初「メンバーとお客様を区別することなく、どちらも大切な存在だと思って接することが重要だよ」と先輩が教えてくださいました。

身近な存在であるメンバーを大切にすることは、仕事のしやすい環境づくりやパフォーマンス向上に繋がり、結果としてお客様を大切にできることに繋がるのではないかと思います。

普段リアルで顔を合わせられないリモートワークのメンバーから相談があった場合はとくに、コミュニケーションに行き違いが生じないよう配慮しながら対応しています。

バックオフィスにおける今後の取り組みについて教えてください

伊藤：人の手を介して行っている業務をシステム化して、効率化を進めていく予定です。

各種申請など、バックオフィスにまつわるメンバーの業務負担や煩雑さを軽減することにより、メンバーそれぞれが自分の業務により集中できる環境を整備していきたいです。

今後の事業拡大を見据えてバックオフィスの基盤をしっかり作っていくこと。それが今注力している大切な取り組みです。

社内コミュニケーションのきっかけや「場」を作る

バックオフィス体制構築の他には、どのような取り組みをしていますか

ようなメンバー同士のコミュニケーション活性化が目的です。お互いの距離がグッと縮まる機会になることを狙いとしています。

他にも、普段お世話になっている方をお招きし、日頃のお礼をお伝えするための場という意味合いもあります。

主に私がイベントの企画から実行を任せてもらうことが多いです。昨年は星野さんにもお手伝いしてもらい、ハロウィンやクリスマスにパーティーを開催しました。

星野：ケーキやビンゴの景品もこだわったポイントです。例えば、ダイソンのヘアドライヤーやタブレット。変わり種では3ロール5,000円のトイレットペーパーなど、バラエティーに富んだ景品を準備しました。

伊藤：メンバーそれぞれ好みも違うので、誰もが楽しめる内容を意識しました。イベントの準備は大変ですが、みなさんが楽しんでいる姿を見たり、イベント後に「ありがとう！楽しかったよ」と言われたりすると「やってよかった！」と達成感を覚えます。

他にも働きやすさへの取り組みがあれば教えてください

伊藤：新型コロナウイルスの影響により現在は自粛中ですが、以前は月1回ランダムメンバーでの「ランチ会」を開催していました。

会社から一人1,500円のランチ代が支給され、普段の業務では接点がないメンバー同士も気軽にコミュニケーションできる場なんです。今後また復活できればと思っています。

星野：あとは「フリードリンク・スナック」ですね。お菓子やドリンク、本格的なエスプレッソマシンが設置されており、誰でも自由に利用できます。

ちょっとした息抜きや憩いの場になっていて好評です。ラインナップも、みなさんに楽しんでもらえるよう選んでいます。

伊藤：これも実は、コミュニケーションのきっかけになるアイテムなんですよね。エスプレッソマシンの使い方のような何気ないやり取りから、その後の会話がしやすくなったり。今後もメンバー交流のきっかけとなるようなことを考えていきたいですね。

子育てメンバーも活躍中。メンバーが安心して働けるようサポートしたい

アイディアに興味を持っている方へメッセージをお願いします

星野：入社当初は、男性メンバーが多いことに加えて未経験の仕事であったこともあり、上手くやっていけるか正直不安もありましたし緊張していました。

しかし実際に働いてみると、みなさん物腰が柔らかく本当に優しいんです。「こんなことを聞いてもいいのかな」といった些細なことも気軽に質問できますし、親身になって教えてくださいます。

新たに入社した方がいち早く会社に馴染み、ご自身の力を思う存分発揮できるよう、バックオフィスメンバーが中心となってサポートさせていただきます。

入社手続きから一緒に仕事をするメンバーとのネットワーク作りまで、何でも気軽に相談してもらえたら嬉しいです。

伊藤：アイディアは、男女問わず働きやすい会社だと思います。子育てをしながら働く私がいいなと思う制度は「子の看護休暇」や「フレックスタイム制度」です。

ある程度自分で業務を調整しながら働けるため、子どもの急な体調不良の際なども柔軟に対応できるのが非常にありがたいです。
アイディアは、メンバーそれぞれの状況を受け入れる土壌があると感じています。

またアイディアには、お互い助け合い教え合う文化が根付いています。周りからのフォローもあるので、安心してジョインしてもらえればと思います。

アイディア株式会社では、一緒に働く仲間を募集しています。興味のある方は、こちらからエントリーください。